Privacy statement

Wir erachten es als sehr wichtig, dass mit personenbezogenen Daten gewissenhaft umgegangen wird. Daher verarbeiten und schützen wir personenbezogene Daten mit größtmöglicher Sorgfalt. Dabei halten wir uns an die Bestimmungen aus dem Datenschutzgesetz. Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten wie in folgender Datenschutzerklärung wiedergegeben.

Kontaktdaten

Sollten Sie hinsichtlich unserer Datenschutzerklärung Fragen haben, können Sie folgendermaßen Kontakt mit uns aufnehmen:

Vescom B.V.
Sint Jozefstraat 20
5753 AV Deurne
+31 (0)493 315 833
privacy@vescom.com
www.vescom.com

Personenbezogene Daten, die wir verarbeiten, und die Grundlage für deren Verarbeitung 

Vescom erfasst Ihre Daten, wenn Sie uns diese zur Verfügung stellen, zum Beispiel wenn Sie von unseren Dienstleistungen Gebrauch machen oder wenn Sie sich aus anderen Gründen an uns wenden. Dazu zählen unter anderem folgende Daten:

• Ihre (geschäftliche) E-Mail-Adresse / Kommunikationsdaten

• Kennwort

• Firmenname

• Geschlecht

• Vorname

• Familienname

• Funktion (optional)

• Projekt (optional)

• Geschäftsanschrift

• Postleitzahl und Ort Ihres Unternehmens

• Land

• Gewünschte Sprache

• Telefonnummer

• Sonstige personenbezogene Daten, die Sie uns aktiv mitteilen, zum Beispiel schriftlich,  telefonisch oder indem Sie auf dieser Website ein Profil erstellen

• Standortdaten

• Daten über Ihre Aktivitäten auf unserer Website

• Internetbrowser und Gerätetyp / MAC-Adresse

Zudem erheben wir bestimmte Daten, wenn Sie unsere Website nutzen. Auf dieser setzen wir HubSpot ein, einen Dienst des amerikanischen Softwareanbieters HubSpot Inc. Mithilfe von HubSpot erheben wir personenbezogene Daten wie Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, das Unternehmen, für das Sie tätig sind, Ihre Funktion im Unternehmen, Ihre IP-Adresse, Ihr Klick- und Besucherverhalten auf unserer Website und weitere Informationen, die Sie uns explizit zur Verfügung stellen. HubSpot zeigt möglicherweise auch ein Popup-Fenster auf unserer Website an, in dem Sie gefragt werden, ob wir Sie bei Ihrer Anfrage unterstützen können. Wir speichern und verarbeiten Ihre Daten nur dann, wenn Sie diese auf unserer Website eingeben.

Für welche Zwecke und auf welcher Grundlage verarbeiten wir personenbezogene Daten?

Vescom verarbeitet die obigen Daten für folgende Zwecke:

• Um Ihnen die Möglichkeit zu bieten, für Ihre Firma einen Account anzulegen, um mit uns in Geschäftsbeziehung zu treten. Dies dient zugleich der Wahrung unserer berechtigten Interessen (die Durchführung unserer Geschäftstätigkeit zugunsten des Wohlergehens all unserer Mitarbeiter).

• Um Muster an die angegebene Anschrift zu senden (im Rahmen der Erfüllung vertraglicher Pflichten).

• Um wegen der versandten Muster oder des entsprechenden Projekts (im Rahmen der Erfüllung vertraglicher Pflichten) Kontakt mit Ihnen aufzunehmen.

• Zum Newsletter-Versand auf Ihre Nachfrage hin an Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse. Dies tun wir mit der von Ihnen erteilten Zustimmung (die Sie jederzeit widerrufen können) und aufgrund der Wahrung unserer berechtigten Interessen (Marketing- und Vertriebsmaßnahmen zur Aufrechterhaltung unserer Geschäftstätigkeit).

• Um Sie über Neuigkeiten bei unseren Dienstleistungen und Produkten zu informieren. Wir tun das ausschließlich, um Sie über Produktgruppen zu informieren, die Sie bereits bei uns bestellt haben. Auf diese Weise hoffen wir, Ihnen so gut wie möglich behilflich sein zu können, und zugleich der Wahrung unserer berechtigten Geschäftsinteressen (Marketing- und Vertriebsmaßnahmen) nachzukommen. Sie können uns jederzeit wissen lassen, dass Sie auf diese Nachrichten keinen Wert mehr legen. Wir werden Ihnen in diesem Fall keine Nachrichten mehr senden.

• Zur Gewährung des Zugriffs auf unser WIFI-Netzwerk.

Sie sind nicht verpflichtet, die genannten personenbezogenen Daten zur Verfügung zu stellen. Sollten Sie diese allerdings nicht angeben, ist es möglich, dass wir nicht in der Lage sind, die von Ihnen gewünschten Dienstleistungen (einschließlich des Verkaufs unserer Produkte) zu erbringen.

Wir machen keinen Gebrauch von automatisierter Entscheidungsfindung, einschließlich Profilling.

Die genannten personenbezogenen Daten können in folgenden Systemen gespeichert werden:

• CRM-System – um Muster zu versenden und Kontakt mit Ihnen aufzunehmen

• CMS-System – um Ihren Account zu speichern

• E-Mail-Marketingsoftware – für den Versand von Mailings

• Analyse-Software – zur Verbesserung unserer Website

• E-Mail-Archiv

Neben den oben genannten Systemen verwenden wir auch HubSpot. HubSpot ist ein Tool, mit dem wir Ihre (personenbezogenen) Daten für verschiedene Marketingzwecke erheben und verarbeiten. Dazu zählen:

• Die Optimierung und Verbesserung unserer Website oder die Auffindbarkeit unserer Website in Suchmaschinen (Search Engine Optimization (SEO);

• Die Teilnahme an den von Ihnen genutzten Social Media-Kanälen und die Analyse der Ergebnisse unserer Social Media-Aktivitäten (Social Media Management);

• Die Optimierung der Ergebnisse unserer Landing Pages;

• Die Analyse Ihrer Interaktionen mit unserer Organisation, beispielsweise wenn Sie unsere Website besuchen oder unsere E-Mail-Nachrichten öffnen (Lead Scoring und Workflows);

• Die direkte Kommunikation mit Ihnen und die Information über Produkte und Dienstleistungen, die Sie interessieren könnten, per E-Mail oder Telefon;

• Messung des ROI unserer Marketingkampagnen (Closed Loop Analytics);

• Die Optimierung und Verbesserung des Inhalts auf unserer Website (Content Management);

• Das Versenden von Newslettern und automatisierten Updates (E-Mail-Marketing). Wir verwenden HubSpot auch, um Ihre Visits zu analysieren und Ihnen gezielte Informationen zu Ihren Lieblingsthemen – basierend auf den persönlichen Informationen, die sie uns mit Ihrer Newsletter-Anmeldung mitteilen (z.B. Name und E-Mail-Adresse) –, bereitzustellen. 

Die über HubSpot erhobenen (personenbezogenen) Daten werden ausschließlich für unsere  Marketingaktivitäten verwendet. Was bedeutet die Nutzung von HubSpot für Sie als Besucher unserer Website? Es gibt zwei Varianten:

1. Sie sind ein anonymer Besucher. In diesem Fall sehen wir nicht, welche Seiten Sie besuchen. Wir können aber auf unserer Website analysieren, wie häufig eine Seite angesehen wird. Dies hilft uns, die am stärksten genutzten Bereiche unserer Website zu identifizieren. Die einzigen Informationen, die wir in diesem Fall erfassen, sind Ihre IP-Adresse und Ihr IP-Standort.

2. Sie sind ein bekannter Besucher. Das ist der Fall, wenn Sie uns Ihre Daten mitgeteilt haben, zum Beispiel bei der Registrierung für unseren Newsletter. Wir nutzen diese Daten, um ein persönliches Profil zu erstellen, mit dem wir analysieren, welche Seiten Sie besuchen, welche Newsletter Sie öffnen und was Sie anklicken. 

Wir nutzen HubSpot, weil wir es für wichtig halten, dass sowohl der Inhalt auf unserer Website als auch unsere Marketingaktivitäten auf Ihre spezifischen Bedürfnisse abgestimmt sind. 

Teilen von personenbezogenen Daten mit Dritten

Vescom überlässt Ihre personenbezogenen Daten Dritten nur dann, wenn das zur Durchführung unseres Vertrags mit Ihnen oder zur Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung erforderlich ist. Wir schalten zum Beispiel Zahlungsdienstleister für Online-Zahlungen und Zustelldienstleister für die Zustellung der von Ihnen bestellten Produkte ein. Wenn wir Dritte als Verarbeiter einschalten, treffen wir hinsichtlich der Verarbeitung personenbezogener Daten immer Absprachen, um sicherzustellen, dass auch diese Partei geeignete Maßnahmen trifft, um Ihre personenbezogenen Daten vertraulich zu behandeln und zu schützen. 

Diese Erklärung findet auf Websites Dritter, die mittels Links mit unserer Website verbunden sind, keine Anwendung. Wir können nicht gewährleisten, dass diese Websites sicher und zuverlässig mit Ihren personenbezogenen Daten umgehen. Lesen Sie vor Nutzung der entsprechenden Website immer die Datenschutzerklärung dieser Website und informieren Sie sich darüber, wie mit Ihren Daten umgegangen wird.

Speicherfristen

Vescom speichert personenbezogene Daten nicht länger als unbedingt erforderlich:

·         Sollten Sie sich für einen Newsletter oder andere kommerzielle Kommunikation abgemeldet haben, wird Ihre E-Mail-Adresse sofort auf inaktiv gesetzt. Ihre E-Mail-Adresse wird für statistische Zwecke maximal 5 Jahre gespeichert und danach aus unserer Datenbank entfernt.

·         Kreditoren- und Debitorendaten sowie Daten und Schriftverkehr aus dem Ein- und Verkaufsbereich, werden 7 Jahre gespeichert (gemäß der Steuergesetzgebung).

·         Rechnungen mit Umsatzsteuer werden 7 Jahre gespeichert (gemäß der Steuergesetzgebung).

·         Daten, die von Ihnen gekaufte und von uns gelieferte Produkte betreffen, werden 7 Jahre gespeichert.

In manchen Fällen gelten aufgrund der Gesetzgebung oder wegen einer Forderung längere Speicherfristen.

Cookies

Beim Erheben und Kombinieren Ihrer Daten machen wir von Cookies Gebrauch. Für mehr Information über Cookies lesen Sie bitte unsere Cookie-Erklärung.

Ihre Rechte

Sie haben das Recht, von uns zu verlangen, Ihre personenbezogenen Daten einzusehen, zu berichtigen, deren Verarbeitung zu beschränken oder zu löschen. Darüber hinaus haben Sie das Recht, Ihre eventuelle Zustimmung für die Datenverarbeitung zu widerrufen oder gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch Vescom Einspruch zu erheben. Sie haben auch das Recht auf Datenübertragbarkeit. Das bedeutet, dass Sie von uns verlangen können, Ihre personenbezogenen Daten, über die wir in automatisierter Form verfügen, in einer Computerdatei an Sie oder – sofern möglich – an ein anderes, von Ihnen anzugebendes, Unternehmen zu senden.

Sie können eine solche Anfrage an privacy@vescom.com senden. Wir werden schnellstmöglich und in jedem Fall innerhalb eines Monats darauf reagieren. In komplizierten Fällen können wir diese Frist um zwei Monate verlängern.

Um sicherzustellen, dass Sie selbst die Anfrage auf Einsichtnahme vorgenommen haben, bitten wir Sie, eine Kopie Ihres Ausweises mit der Anfrage mitzusenden. Vergessen Sie nicht, auf der Kopie Ihre BSN und Ihr Passfoto abzuschirmen. 

Vescom möchte Sie noch darauf hinweisen, dass Sie die Möglichkeit haben, bei der nationalen Aufsichtsbehörde, der Datenschutzbehörde, eine Beschwerde einzureichen. Das ist über diese Link möglich.

Wie wir personenbezogene Daten sichern

Vescom nimmt den Schutz Ihrer Daten ernst und trifft geeignete Maßnahmen, um gegen Missbrauch, Verlust, unbefugten Zugriff, unerwünschte Bekanntmachung und unerlaubte Änderungen anzugehen. Sollten Sie den Eindruck haben, dass Ihre Daten nicht gut gesichert sind oder Hinweise auf Missbrauch haben, nehmen Sie bitte Kontakt auf unter privacy@vescom.com.

Die von uns über HubSpot erhobenen Daten werden auf den Servern von HubSpot gespeichert, die sich außerhalb des europäischen Wirtschaftsraums befinden. Wir haben allerdings die erforderlichen Maßnahmen getroffen, um unsere Nutzung von HubSpot (möglichst) mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in Übereinstimmung zu bringen. HubSpot Inc. ist nach den Bedingungen des EU-US Privacy Shield Frameworks zertifiziert. Für eine vollständige Einsichtnahme in die Datenschutzerklärung von HubSpot verweisen wir Sie auf die Website von HubSpot.

Sicherung

Wir treffen geeignete Sicherungsmaßnahmen zur Verhinderung des Missbrauchs Ihrer personenbezogenen Daten und des Zugriffs auf Ihre personenbezogenen Daten. So stellen wir sicher, dass nur die erforderlichen Personen Zugriff auf die Daten haben, dass der Zugriff auf die Daten abgesichert ist und unsere Sicherungsmaßnahmen regelmäßig kontrolliert werden.

Änderungen in dieser Datenschutzerklärung

Wir nutzen Ihre Daten niemals ohne Ihre Zustimmung für andere Zwecke. Diese Datenschutzerklärung kann sich von Zeit zu Zeit ändern. Änderungen werden auf unserer Website bekannt gegeben.

Wir empfehlen Ihnen deshalb, diese Datenschutzerklärung regelmäßig einzusehen und sich über Änderungen zu informieren.